Tumgik
Text
Your 5-Step Guide to Throwing a Buzz Worthy Event
The art of event planning is very similar to a complicated puzzle. The end goal is always top of mind, but how you get there takes strategic planning, ongoing patience and lots of deep breaths to prevent you from pulling your hair out. No matter how much you plan, the lingering thought of, “Is my event going to be a success?” is always an ongoing concern.
Although task lists, efficient budgeting and proactive preparation are keys to success with any event, our Fruition public relations team put together some high-level tips to ensure a buzz worthy, meaningful event for your brand.
Plan for the Worst the Case Scenario
As Murphy’s Law states, if anything can go wrong, it probably will. The first thing any event management or public relations professional will tell you is that no matter how much preparation you do, there will always be something that does not run according to plan.  For example, what do you do if your caterer doesn’t show? You’re keynote speaker gets sick? There is a medical emergency? Or, the unthinkable, you run out of booze?
All jokes aside, hoping for a perfectly flawless event is nice, but planning for the worst-case scenario and coordinating what we like to call “Plan B” is obligatory.
Spread the Word to Your Closest Followers First
Whether your event is public or private, the first thing to do is to tap into your current network of loyal customers and brand advocates. Creating a customized invitation you can send out to your company’s email subscribers is an easy (not to mention free) way of spreading the word about your event. Make sure you put all relevant event information in the email and create an RSVP option (we like to use Eventbrite) to track interest and expected attendance. It is also important to know the maximum capacity numbers for the venue in which you are hosting the event. As you can imagine, inviting 500 people at a venue that allows 100 can pose a potential problem (think clown car).
Once your invitations have been sent, make sure to send a couple reminders leading up to the event. You’d be surprised how many last minute sign ups we receive from people who want to attend the event, but just forgot to sign up.
Is a Press Release Really Necessary?
We like to answer this question with a question: Is your event really necessary? If your answer is yes (which hopefully it is!), we recommend having a seasoned PR pro draft up an overview of the event, answering the who, what, where, when, how and why of the event. From there, you can either host the release on your website or send it through a reputable press release wire distribution service (Pro Tip: we use Business Wire). We could write a book on why this is important but to save you the hassle, below is some brief explanations to consider.
Press releases help report the facts and latest news about your company directly to your target audience and are easily shared through social any social network
Any business, no mater the size, can benefit from press release distribution. A company announcement will never receive publicity in any form unless you take efforts to tell your story
Press releases can establish your company as an industry expert, therefore creating a following with ideal target audiences, potential investors and key media outlets. Regular press updates about newsworthy topics happening either internally or externally within your company exudes a public image of activity, progression and success.
Make it Buzz Worthy-Invite the Press
Depending on the event, we always recommend sending the event announcement to local media. Once you gather a list of ideal target influencers, put together a pitch email and attach the press release (either as an attachment or digital link). Follow up is always key for any successful media pitch so don’t be discouraged if you don’t hear back on your first or second try!
Take Advantage of Free Local Event Listing Sites
To maximize your event’s exposure, research some local event websites that are free to post to. If you’re not sure where to start, use Google to research which sites are best for your targeted area.
Along with implementing these 5 steps, remember to allocate your team members to help with executing responsibilities to make your event a success. Although events can be stressful and overwhelming, adopting a professional and a can-do attitude can result in a wildly appreciated and successful event.
2 notes · View notes
Text
How to get the right people to attend your event
Events are the most personal and memorable marketing tools that you can use to attract new prospects and nurture your existing ones. Additionally they are a  great way to keep in touch with your clients, learn about their recent challenges and educate them on improvements and new solutions you have been working on. Events are always linked to experience – which triggers emotions that will be associated with your business. Different types of event formats work for different objectives and businesses, however a common challenge shared across all event marketing efforts is getting the right people to attend.
Here are a few suggestions on how to tackle this challenge:
1- WORD OF MOUTH
Tell everyone. Everyone has their own networks and there is no better way to spread a message that to ask people to tell their peers. Use your own networks and don’t be shy to ask the event invitees to extend the invitation to their colleagues. The more people, the wider the reach and chances of success.
2- PRINTED INVITES
Budget allowing, consider getting printed invites. They stand out and you don’t need to face the spam settings challenge. Additionally they broadcast the message that you care and are making the extra effort to get them on board. Not many people send direct mail invites these days so they will also be remembered, even if the recipient won’t be able to attend your event.
3- EMAIL INVITES
Given the personal nature of events, no invites should be generic or anonymous. Make the invites as personal as possible, never addressed from a business name or your marketing department, but use real people. Get your wider team involved and ask them to invite their connections – using your peers networks will expand the reach and is likely to generate interest with new leads.  Avoid html email invites for face to face events – sends personal text only emails instead.
4- SOCIAL MEDIA
Use the power and reach of social networks, but avoid spamming. Reach out to your own connections using LinkedIn messages rather than posting a link to a registration page. Take the time to draft a personal message to your connections; don’t just send out a group message. I would recommend LinkedIn as the most suitable platform for event promotions. Once you exhausted your own connections, look at your fellow group members. There are a large number of groups on LinkedIn and group members are allowed to exchange messages, even without being connected.
Additionally Twitter and Google+ are powerful promotion tools, although less personal. You can consider using a hashtag specific to your event and share updates within the online community.
5- PHONE
If you haven’t heard back following your sent invites, pick up the phone to follow up. There is no harm in checking that they received your invitation – you will either find out that they haven’t which means you can get them resent or you can remind them if they just ignored it. Either way, a call adds a personal touch and you will be able to get your answers straight away.
6- EVENT DIRECTORIES
There is a number of  great directories for corporate events which allow users browse events based on pre-defined criteria. These sites also have high SEO ranking which will make your event easier to be found by potential attendees. Directories to consider:
Eventbrite – https://www.eventbrite.co.uk/
Meetup – http://www.meetup.com/
Conference Alerts – http://www.allconferencealert.com/
To maximise your efforts, it’s best to use a blend of these marketing channels, although you will find that some work better for you than others. There is no universal formula, and you will have to find the preferred ones for your business. 
0 notes
Text
Using events as part of your marketing strategy
Interaction is the key objective of any marketing effort. Whether online or offline, events are the key drivers for attracting and keeping your potential customers’ attention and nurturing your existing relationships. It’s a learning exercise that works both ways – you get to know them and they get to know you. Everyone wins. I’m yet to see a more effective marketing tool, but if you are not convinced these reasons might help you to understand why:
1. Events are personal
People buy from people and they buy from people they like. And vice versa – as a business, you want to choose customers you enjoy working with. By engaging in a conversation – either in a form of a webinar or face to face – you will be able to interact with your audience on a personal level and understand them and their business issues better.
2. Events create attention
The ultimate marketing objective behind any campaign is to get and keep people’s attention. Out of all channels, events have the ability to keep people’s attention for the longest – especially if you make them worth remembering. If you are able to engage your guests emotionally and intellectually, their attention span will go beyond the event itself and they will continue to reflect on it going forward.
3. Events showcase expertise
By accepting your invitation and attending your event, your audience is essentially coming to you to hear what you got to offer. It doesn’t get better than that. This means you have them in a room – virtual or real –   and you can present your capabilities. As you are using events as a marketing tool, avoid hard sell and only keep it informative. Save selling for later, that’s if their experience triggers further interest.
4. Events are cost effective
The common misconception of events is that they are way too expensive. Yes they can be. But they don’t have to be if you are prepared to handle the organisation. All you need is a great venue, compelling invitation and content. It takes time to prepare, plan and market but it can be done. And it’s actually great fun, although can be a little stressful at times.
5. Events work with everyone
Doesn’t matter if you are looking to engage with new prospects or your existing clients, you can use them across all audiences. You just need to decide which format works for each audience and define the key objectives. There are loads of options; you just need to make a decision which one work best for you.
6. Events are experiential Experience sticks with people for much longer. It will also trigger emotions that they will associate with your business and the memories will stay on their mind. If you do it well they will share their feedback with others which will turn your event marketing into word of mouth marketing, which is by far one of the most effective ways to market your business.
7. Events bring people together
People love to connect with their peers, learn what’s new and share best practices. By bringing people together for your event you are not only connecting your business with them, but you are also expanding their own networks.
Overall, events are a great way to merge social and business interaction whilst marketing your business. The only two things to watch out for are to make sure the experience is positive and that you are using them as a marketing tool, not a way to sell. Crossing that line is likely to ruin the success of your event.
Good luck with your next event!
0 notes
Text
How to plan and market a successful event
Don’t make assumptions, keep track of everything and allow yourself extra time. If things start to get too much to handle , don’t panic – there will be things beyond your control and it’s important you understand that you can only manage the situation not change it. Here are a few sanity tips I can recommend based on my experience:
1. CREATE A PLAN When creating your project plan, be a pessimist and plan for the worst case scenario. It’s better to be ready for disasters and not experience them than not being ready when disasters occur. Share your plan with everyone involved so that you can all manage your time and expectations. In addition to the tasks, include who is responsible for completing that task and by when. Ownership is always popular when it comes to good news, however when things are not so good, you need people to take responsibility and fix the issue. Keep an eye out on the status of these tasks by marking their completion date and any delays.
2. FIRST THINGS FIRST When you create your plan make note of how time-consuming each task can be and start with the ones that take the longest time. This is obvious knowledge, but not so obvious practice. In general, allow extra time for those aspects that are out of your hands such as venue or catering. The most important thing to determine when you start your planning and promotion is to set the objective of your event and work backwards. Everything that you do during the planning and execution stage should be linked to your event’s objective – this is also obvious but can easily be forgotten during the process.
3. THE WORST THING THAT CAN HAPPEN There is only one complete disaster that you should be concerned about – if no one turns up. So you need to have something interesting to offer and promote it in a compelling way that will make people want to attend. Things that will trigger your guest’s interest are: a relevant topic, innovative format and experience, attractive venue and speakers and useful takeaways. If you get half of these right, you have no reason to worry about attending your event on your own.
4. KEEP THEM REMINDED To many of us a confirmation of attendance is all that matters. However it doesn’t end there. As your guests will agree to attend a while before the event they will easily forget about it. To keep it high on their agenda, take the time to send individual calendar placeholders and keep in touch with the agenda and guest list in progress. This serves as a reminder as well as great way to increase their interest. If you don’t hear back from them, do reach out. It’s a nice touch and it will make it easier to confirm your final numbers.
5. DO YOUR HOMEWORK You may not necessarily know everyone you invited, however you should definitely know your guests. Do your research before the event – anything that will help you to get to know them and their business is valuable. It will show that you care and it will help you to start and keep a conversation during the event. Share your learnings with your colleagues so you all know your guests. Your guests will appreciate it.
There is only so much you can do, but preparation will put you in a much more comfortable position. And even if things go badly wrong, surely they can be fixed. Just keep calm, breathe and stay positive.
0 notes
events-marketing-cie · 11 years
Text
Astuce pour les Community managers en herbes
Nombre de community managers ou responsables de la page Facebook de leur entreprise se demandent fréquemment s’il est possible de programmer ou planifier les articles ou photos sur Facebook. En effet, les réseaux sociaux sont chronophages et chacun souhaite réduire au maximum le temps à y consacrer. Une fonctionnalité de Facebook permet de programmer une ou plusieurs publications pour la semaine ou le mois à venir (l’outil de Facebook va jusqu’à 6 mois).
Comment différer la diffusion d’une publication sur ma Page ?
Rien de plus simple : pour planifier sa diffusion, commencez à écrire le « statut » et vous verrez aussitôt apparaître en bas à gauche  l’icône représentant une petite horloge.
Sélectionnez l’année, le mois, le jour, l’heure et la minute de diffusion de votre publication.
puis cliquez sur « Programmer ».
NB : cette astuce peut aussi être utilisée pour compléter votre page avec des évènements passés !
0 notes
events-marketing-cie · 11 years
Text
Des astuces pour agrémenter votre présence sur le web en images
Pinterest est sans doute l’une des plateformes sociales les plus intéressantes et engageantes du moment. Pour les entreprises, c’est une façon simple de présenter leurs produits et services sous la forme d’un catalogue d’images thématiques.
Une étude de RJMetrics, démontre que Pinterest réussit beaucoup mieux que Twitter à créer une rétention au niveau de l’engagement des utilisateurs. En fait, Pinterest serait de 2 à 3 fois plus efficace que Twitter à ce niveau. Cette étude compare le niveau d’engagement des utilisateurs de Twitter et Pinterest au même moment de leur histoire.
L’utilisation et la promotion d’un compte Pinterest ne diffèrent pas beaucoup des autres médias sociaux. Si vous utilisez cette plateforme dans un contexte d’affaires, vous désirez évidemment que votre présence rayonne le plus possible. Comme sur Facebook, Linkedin ou Twitter, vous devez prendre le temps d’utiliser les outils que vous fournit Pinterest pour maximiser l’impact de votre présenc
Sélectionnez le nom de votre compte avec soin Comme sur toutes les plateformes Web, pour être bien découvert vous devez cibler votre espace Pinterest. Faites attention au choix du nom de votre compte. Utilisez le nom de votre entreprise ou organisation. Votre URL Pinterest ressemblera à ceci: www.pinterest/abc.
Complétez les champs About et Description
C’est bien connu, les moteurs de recherche aiment le texte. Assurez-vous de compléter les champs qui vous permettent d’ajouter de l’information concernant vos produits et services.
La description de votre compte permettra à ceux qui s’abonnent de bien saisir le but de votre présence. Vous trouverez le champ About dans la section Profil. Posez la même action sur chacun de vos Board. Dans le champ Description, décrivez le type d’information que vos abonnés et visiteurs y trouveront.
Ajoutez des vidéos sur vos Boards
La plupart des utilisateurs ajoutent uniquement des photos sur Pinterest. Saviez-vous que vous pouvez aussi ajouter de la vidéo? Toutes les vidéos présentes sur YouTube peuvent être ajoutées à Pinterest. Une fois sur la page de la vidéo, cliquez sur le bouton «Pin It» et sélectionnez le Board dans lequel vous désirez ajouter la vidéo. Utile, si vous produisez du contenu vidéo.
Ajoutez Pinterest à votre page Facebook L’intégration d’un compte Pinterest à une page Facebook n’est pas encore optimale. Pour l’instant, l’une des façons les plus faciles consiste à utiliser une application tierce. Quelques secondes suffiront pour intégrer votre compte Pinterest à votre page Facebook. L’une de ces applications se nomme iFramehost Pin (Woobox). Vous trouverez un tutoriel qui vous démontre comment l’installer ici.
Ajoutez le bouton «Pin It» et «Follow Me on Pinterest» sur votre site Pinterest offre deux outils qui vous permettent de faire la promotion de votre contenu et de votre présence sur votre site. Rendez-vous sur la page Goodies et installez le bouton «Follow Me» et «Pin It» sur votre site Web.
Ajoutez des contributeurs à vos Boards Pinterest offre une fonctionnalité qui vous permet d’ajouter des contributeurs à l’un ou plusieurs de vos Boards. Au-dessous de chacun de vos Boards, vous trouverez un bouton qui se nomme «Edit». À cet endroit, vous trouverez le choix qui se nomme «Who can pin?». Il vous permettra d’ajouter un ou plusieurs collaborateurs à votre Board.
Téléversez vos photos sur Pinterest Sur Pinterest, vous pouvez ajouter des photos qui proviennent de votre site Web ou ceux de vos partenaires. Cependant, il est aussi possible de téléverser vos photos depuis votre ordinateur. Cliquez sur le bouton «Add +» et sélectionnez «Upload a Pin».
Ajoutez un lien URL aux photos que vous téléversez sur vos Boards N’oubliez pas d’ajouter le lien URL de votre site aux photos que vous téléversez sur Pinterest. Une Fois votre photo téléversée, sélectionnez «Edit» et ajoutez votre URL. Profitez-en pour ajouter une description à votre photo.
Ajoutez un bandeau qui indique le prix de vos articles Vous pouvez facilement ajouter en bandeau le prix de vos articles. Ce bandeau s’affiche dans la partie supérieure gauche de votre photo. Pour ajouter le prix de vos articles, il suffit d’ajouter le prix dans la description de votre photo. Par exemple «lampe sur pied $100». Il est important que le symbole $ précède le montant. Pour l’instant, Pinterest semble reconnaître uniquement le symbole $.
Pour conclure
Pinterest est une excellente plateforme pour générer du trafic sur votre site Web ou blogue. Ce service ne s’adresse pas à n’importe quel type d’entreprise. Si vous oeuvrez dans un secteur où la photo et l’image sont importantes, vous pourrez certainement y trouver votre compte. Pour obtenir une invitation sur Pinterest, il suffit de s’inscrire sur la page d’accueil. En principe, quelques heures suffisent pour obtenir l’invitation.
Lien: http://pinterest.com
  Source : Benoît Descary / http://descary.com
0 notes
events-marketing-cie · 11 years
Text
L’événementiel ! Pourquoi ? Comment ?
L'événement est un outil de communication qui peut rapporter gros s'il est bien organisé et bien ciblé !
Dans la panoplie des outils de communication, l'événementiel tient un place à part, c'est une organisation lourde, souvent chère, mais qui permet de travailler sur un public ciblé. Encore faut-il que cette organisation soit optimale afin de générer un retour opportun. Il s'agit d'abord de définir ce qu'est l'événement. De façon académique, l'événement est un fait important, un fait marquant. De façon plus détaillée, l'on dira qu'un événement est une action particulière déterminée dans le temps, dans l'espace et dans la durée, prévue et organisée intentionnellement pour un public cible défini et avec un objectif déterminé. On n’improvise pas un événement, c'est une organisation maitrisée au maximum avec des moyens et des objectifs clairement définis et où la part laissée au hasard doit être réduite au minimum. Les occasions de mettre en place un événement peuvent être nombreuses et variées sur une année (inaugurations, conférences, anniversaires, fête de personnel,...), les budgets à y consacrer sont importants, il convient donc de soigneusement réfléchir aux organisations que l'on va entreprendre, de déterminer quel type d'événement conviendra le mieux à l'occasion et quel public il faut cibler. Avant de se lancer dans l'organisation de l'événement, il est capital de cerner l'objectif au mieux; un événement peut avoir notamment pour objectif : 
d'informer; 
d'échanger des connaissances ou de partager des expériences; 
de créer des contacts avec des clients ou des partenaires potentiels; 
de favoriser le réseautage; 
de définir une politique ou une stratégie; 
de se positionner dans un secteur; 
d'améliorer une image; 
de recruter ou de former du personnel; 
de motiver ou de remercier le personnel; 
de favoriser un esprit d'équipe
Il convient de ne pas confondre le motif et l'objectif d'un événement ! Le motif est l'occasion qui donne naissance à un événement, l'objectif est la raison pour laquelle on organise un événement à cette occasion. Dans le cas, par exemple, d'une entreprise qui fête son 25è anniversaire : le motif sera l'anniversaire, l'objectif sera de remercier le personnel qui fait tourner l'entreprise depuis 25 ans ou de faire savoir au grand public que l'entreprise est présente depuis 25 ans (gage de sérieux, de fidélité...). Parfois, l'on s'apercevra que le meilleur moyen d'atteindre l'objectif fixé ne passe pas par l'événement, si c'est le cas il ne faut pas vouloir organiser cet événement. Dans l'exemple précité, si l'objectif est d'informer le grand public des 25 ans de l'entreprise, une  communication vers les médias ne sera-t-elle pas plus efficace qu'un événement lourd à mettre en place ? Lorsque le ou les objectifs sont clairement posés, il faut encore définir avec précision le public à qui s'adresse l'événement (le grand public, un secteur professionnel précis, des clients, le personnel de l'entreprise dans son entièreté, les cadres de l'entreprise, ...) mais aussi quelles sont les attentes du commanditaire de l'événement par rapport à ce public (l'amuser, le remercier, le mettre en valeur, le séduire...), les attentes du public cible par rapport à l'événement (être mis en valeur, s'amuser...), l'intérêt de ce public à participer à l'événement (intérêt commercial, réseautage, prestige, qualité du programme proposé...) ainsi que ce qui pourrait l'inciter à ne pas y participer (accessibilité difficile, agenda, qualité du programme proposé...). Quand les objectifs sont fixés et le public ciblé, la partie organisationnelle peut débuter. La facilité recommande de sous-traiter l'organisation à une société spécialisée dans l'événementiel qui prendra en charge la gestion de l'entièreté de l'événement. C'est une alternative efficace mais elle a un coût important ! L'autre alternative est d'organiser l'événement avec les forces vives dont on dispose, c'est assurément plus fastidieux mais aussi moins onéreux. Si la possibilité existe de mettre en place un groupe de travail, cela facilitera l'organisation. Ce groupe, une fois créé, s'articulera autour d'un coordinateur (ou chef de projet qui encadrera l'événement et qui sera l'interface avec la direction ou le commanditaire), d'un créatif (qui amènera le concept et les idées pour le mettre en place), d'un organisateur (qui a l'expérience de l'événementiel), d'un spécialiste de contenu (qui agencera le contenu du programme) et d'exécutants (qui peuvent être les personnes précitées) pour passer de la théorie à la pratique... Ces différentes tâches peuvent être assurées par un nombre limité de personnes (ex. le coordinateur peut aussi être le spécialiste de contenu). Ce groupe de travail a pour mission de construire l'événement, de le livrer "clé sur porte". Il doit définir : 
les intervenants : ceux qui prendront la parole, depuis le mot de bienvenue aux différents exposés éventuels dans le cas de conférences ou de colloques; 
la date de l'événement : en fonction des agendas des intervenants mais aussi des réalités du calendrier (périodes de vacances, pléthore d'organisations sur une période donnée, disponibilité de la salle...) voire aussi de l'agenda du public cible; 
le lieu de l'événement : selon l'accessibilité (pas une salle dans un coin perdu loin de tout axe routier important), la capacité d'absorption (pas une salle de 100 places pour un public de 1000 personnes mais pas l'inverse non plus), la disposition de l'espace (si besoin d'ateliers, de stands promotionnels, d'un espace pour le traiteur...), l'équipement (cuisines si besoin, parkings, matériel de projection...), la possibilité d'hébergement à proximité (dans le cas de participants ou d'intervenants étrangers) et, bien entendu, le prix ainsi que les obligations parfois liées au lieu (droit de bouchon, fournisseurs obligatoires...); 
le programme de l'événement : depuis l'accueil des participants et des intervenants jusqu'au timing en passant par le thème de l'événement, les activités prévues (spectacles, conférences, animations diverses,...) mais aussi le catering (pause-repas, pauses-café). Il est capital de déterminer un timing précis de l'événement car pour les participants, rien n'est plus exaspérant qu'un événement qui se prolonge trop... Le programme doit être réaliste et pas trop lourd, le timing doit être le plus respectable possible (de l'importance de choisir de bon intervenants qui sont capable de délivrer un message clair et concis dans un temps limité); 
le catering de l'événement : indissociable de la réussite d'un événement, le repas et les boissons sont donc des éléments capitaux. Parfois (souvent), le traiteur est lié à l'endroit choisi mais ce n'est pas une constante. Il convient de déterminer avec lui une formule qui marie la qualité au prix (buffet sandwiches, repas en plusieurs services, walking dinner, pauses-café...). Il faut aussi tenir compte du personnel de service qui représente un aspect important tant au niveau logistique qu'au niveau budgétaire; 
la logistique de l'événement : depuis la réalisation des invitations et leur envoi jusqu'au rangement de la salle en passant par la gestion des participants (inscriptions), les badges nominatifs des participants (si utile), les pancartes nominatives des intervenants, le matériel (et son bon fonctionnement) audiovisuel et mobilier nécessaire au bon déroulement de l'événement, la promotion et/ou la communication de l'événement (affiches, flyers, campagne de pub,...), les documents remis aux participants (dans le cas de colloques ou de conférences, surtout), les gadgets offerts, la signalisation, l'aménagement de la salle, les vestiaires... 
Quelques règles d'or
Pour mener à bien un événement, quelques règles de base s'imposent : 
prévoir l'événement plusieurs mois à l'avance; 
répartir l'organisation sur la longueur, ne pas attendre le dernier moment; 
définir la date, le lieu et les intervenants au plus tôt; 
mettre en place une équipe multidisciplinaire; 
définir le(s) rôle(s) de chacun dans l'organisation (répéter les briefings si nécessaire et fournir une feuille de route à chacun) en créant un organigramme si cela peut aider chacun à se situer dans l'organisation; 
définir un budget précis et adapter l'événement au budget dont on dispose; 
prévoir un catering de qualité avec des pauses-café, un repas ou un cocktail qui permettront le réseautage; 
réaliser une invitation et une promotion (affiches, pub...) de qualité car c'est le premier contact du public cible avec l'événement. Les invitations doivent être envoyées au moins trois semaines à l'avance et un rappel doit être effectué une semaine à dix jour avant l'événement; 
ne pas oublier les autorisations et assurances nécessaires; 
après l'événement, débriefer, évaluer l'organisation et mettre en exergue ce qui a bien ou mal  fonctionné (prévoir une fiche d'évaluation pour les participants). 
FAQ
Quelques questions fréquemment posées lors de l'organisation de l'événement : 
* Faut-il associer des sponsors à l'événement ?
Cela dépend de plusieurs paramètres comme le budget dont on dispose et celui utile à l'organisation. 
Si le budget initial n'est pas suffisant pour couvrir l'organisation, la recherche de sponsors et/ou de subsides s'impose. Il s'agit cependant de ne pas transformer l'événement en spot publicitaire par la multiplication de sponsors qui réclameront une visibilité suffisante. Par ailleurs, il convient aussi de choisir des sponsors en adéquation avec l'esprit de l'événement : une organisation sur le thème de l'écologie ou de la préservation de la planète ne sera pas sponsorisée par des pétroliers; un colloque sur les méfaits de tabac ne sera pas financer par un cigarettier. Cependant, l'association d'un sponsor ayant pignon sur rue peut aussi donner du crédit à l'événement. 
* Quand faut-il envoyer les invitations ?
L'on considère qu'un mois avant l'événement est un bon moment mais de plus en plus les agendas se remplissent très tôt. Il n'est pas inutile d'envoyer une première invitation deux mois avant l'événement et de faire un rappel un mois avant et un second rappel une semaine avant l'événement. On peut aussi multiplier les canaux de diffusion de l'invitation (courrier, e-mail, médias sociaux....). 
* Au moment de choisir une salle, comment estimer le nombre de participants potentiels ?
Par expérience je sais que l'on peut attendre un retour sur invitation moyen de 10%. Pour la capacité de la salle, il est donc prudent d'établir la liste des personnes invitées à l'avance et de prévoir un espace pouvant absorber un peu plus de 10% de cette liste voire 15 à 20% si, en plus des invitations personnelles, il y a des canaux d'invitations impersonnelles (affiches, publicité, flyers...). 
* Quelles sont les qualités principales requises pour être un bon organisateur d'événements ?
La première est, sans conteste, l'écoute et la compréhension des attentes du commanditaire. Si l'organisateur ne perçoit pas les attentes de celui qui commande l'événement alors cela risque fort de se solder par un échec. Par ailleurs, il faut une bonne dose de créativité, de l'imagination, de l'esprit d'initiative, de la persévérance, posséder un réseau de relations, mais avant tout, il ne faut surtout pas être psychorigide car l'imprévu est partout dans l'événementiel... ces qualités peuvent être réparties sur plusieurs personnes. 
* Faut-il établir un planning précis pour l'organisation d'un événement ?
Un événement se préparant plusieurs mois à l'avance et mettant en présence plusieurs intervenants, il est opportun d'établir un planning précis, de le tenir à jour et de le mettre à disposition des différentes personnes qui interviennent dans l'organisation. Un planning rend les choses plus claires, il ne faut pas hésiter à y préciser qui fait quoi. Pour le dernier mois avant l'événement, un retroplanning (planning à rebours qui part de l'événement et qui remonte le temps) est une bonne manière d'étaler le travail à faire et de voir si les délais sont respectés. Dans tout événement, il y a des choses à prévoir et à faire après (démontage, rangement, envoi des actes ou d'une synthèse aux participants...), on a tendance à ne pas les inclure dans le planning, c'est une erreur ! Le planning doit donc s'étendre au delà de la date de l'événement. 
* Faut-il prévoir des badges pour les participants ?
Dans le cas d'une fête de personnel ou d'un autre événement ou le gens se connaissent ou sont censés se connaître, ce n'est pas nécessaire. Dans le cas d'un événement festif, culturel ou dans lequel les participants ne viennent pas pour échanger des idées, pour réseauter ou pour partager des expériences, ce n'est pas une obligation non plus. Dans le cas d'un événement qui réunit des professionnels d'un même secteur qui ne se connaissent pas forcément, qui viennent pour échanger, réseauter, partager ou se former, le badge est opportun. Attention de prévoir un système efficace et fiable car, par expérience, je sais que beaucoup ne mettent pas leur badge parce qu'il abime les vêtements, qu'il ne tient pas, qu'il y a une faute dans leur nom... Certaines femmes sont, à juste titre, dérangée par les badges qui se fixent sur la poitrine. L'idéal étant un porte-badge avec cordon qui se place autour du cou; on en trouve qui peuvent aussi faire office de gadget réutilisable que les participants emporteront avec eux à la fin de l'événement. 
* Faut-il établir un plan de communication autour de l'événement ?
L'organisation d'un événement est une situation paradoxale parce que l'événement s'inscrit souvent dans une politique de communication régie par un plan de communication mais il nécessite aussi un plan de communication spécifique. En définissant la cible, les objectifs, les moyens... de l'événement c'est déjà le plan de communication que l'on établit. Il faut alors y ajouter la communication à proprement parlé, par quel canaux va-t-on diffuser l'information de l'événement en fonction du ou des public(s)-cible.
Source : http://olivier-moch.over-blog.net
0 notes
events-marketing-cie · 11 years
Text
Chocolat chic & glamour
Tumblr media
Vous souhaitez offrir à vos clients un cadeau original qu'ils ne sauront oublier ?
                              Osez la chaussure en chocolat !
Dans le monde de l'événementiel, rien de plus élégant et fashion qu'une chaussure personalisée aux couleurs de votre entreprise !
                          Retrouvez toutes la collection de chaussures en chocolat sur :                         
                                 http://www.chocolaterielarnicol.fr/
0 notes
events-marketing-cie · 11 years
Text
Focus on " Cupcake et Macaron " in Montreal
Tumblr media
  Partez à la découverte de saveurs et de designs originaux grâce aux cupcakes et macarons de Mounia.
Un style raffiné pour accompagner vos événements que ce soit une fête pour vos enfants, un diner entre amis ou encore un mariage.
Venez découvrir les gourmandises de Montréal sur : www.cupcakeetmacaron.com
0 notes
events-marketing-cie · 11 years
Text
Facebook, Twitter, Linkedin se mettent au service de l’événementiel
Au cœur des réflexions marketing des marques, les médias sociaux bouleversent l’approche événementielle des entreprises. En réponse directe à la problématique d’abaissement des coûts et une complexité accrue du « faire-venir », ce sont des leviers pour atteindre le public souhaité.
La maturité marketing et technique des réseaux sociaux fait qu’il est aujourd’hui possible d’en tirer des bénéfices concrets lorsqu’ils sont intégrés avec pragmatisme au sein de dispositifs, en proposant aux publics une expérience renforcée, pouvant être digitale mais aussi physique. Facebook qui pèse près de 955 millions d’utilisateurs actifs, se positionne incontestablement comme l’une sinon la plus grande caisse de résonnance imaginable sur le web pour vos contenus.  Twitter est devenu pour sa part l’outil incontournable pour le partage d’information instantanée tandis que Linkedin consolide de son côté la plus grande ressource qualitative B2B en agrégeant près de 160 millions de professionnels inscrits.  Ce constat fait, la question est de savoir sur le ou lesquels s’appuyer pour aider à générer cette augmentation de visibilité, cette augmentation du temps de consultation des contenus, ces meilleures qualifications des visiteurs, physiques ou virtuels, bref, quelle est la meilleure stratégie à mettre en place. Un pré-requis fondamental : proposer du contenu on-line aux participants. Qu’il s’agisse de contenus exclusifs, de slides ou de retransmissions live, cette mise à disposition de contenu est nécessaire pour capter une nouvelle audience, certes digitale, mais qui peut être aussi impliquée, captive et qualifiée, tout au long du cycle de votre événement. L’objectif étant que cette population qui ne se déplace pas ou plus soit placée dans un contexte qui l’incite fortement à partager l’information (le contenu, son expérience sur le site, son inscription, les sessions retenues…) à son réseau, et ainsi faire d’une action utilisateur un levier pour capter de nouveaux visiteurs qui deviendront à leur tour prescripteurs, et ainsi de suite.
Microsoft, Adobe…des pionniers heureux ! Microsoft pour les Techdays 2012 (leur événement annuel phare) a par exemple réussi à diviser par près de 6 les coûts de recrutement via les médias sociaux versus le paid-media classique. Un constat édifiant qui prouve qu’une stratégie globale incluant les médias sociaux très tôt est synonyme de ROI important, y compris sur des populations professionnelles. La socialisation des Techdays reposait  sur de nombreuses incitations à partager le contenu régulièrement, incitations à commenter les différentes sessions, avant, pendant et après, une connexion Facebook pour un partage sans friction du live pendant l’événement, une valorisation des sessions les plus engageantes socialement, unewebapp sociale pour pouvoir sur place noter les session, faire du « check-in » à l’entrée de salles, partager les slides des sessions, etc..
Destinée aux métiers créatifs, la Creative Week d’Adobe (une semaine d’émissions live) a elle aussi joué la carte du social : connexion via Facebook, partage sans friction de l’émission en direct par les internautes, chat connectés à Facebook et Twitter, valorisation du réseau d’amis connecté en même temps que l’internaute, autant d’optimisations multiples ayant généré un contexte idéal à la diffusion de l’information et des contenus.  Ainsi, de 10 à 15% des internautes se connectaient avec Facebook et devenaient prescripteurs du contenu, maximisant la visibilité de l’événement sur les réseaux pendant une semaine (près de 4 millions de tweets postés, plus de 5000 partages sur Facebook).
Comment aborder les futurs événements ? Nul doute que pour les acteurs précités, les prochaines éditions intégreront encore plus fortement ces dispositifs digitaux, valoriseront encore plus les internautes inscrits et proposeront toujours plus de fonctionnalités sociales web et mobiles. Pour des raisons de budgets, de temps ou simplement de cloisonnement des services, un tel parti pris n’est pas toujours évident dans certaines structures, même s’il y a un retour sur investissement significatif à la clé. Il existe pourtant des étapes intermédiaires qui permettent, a minima, de socialiser les sites événementiels sans tomber dans une complexité technique forte.L’Opengraphisation pertinente des pages, le choix des bons plugins de partage, la hiérarchie de l’information et les blocs d’incitation au relai de l’information sont autant de sujets à intégrer au plus tôt dans la conception du site afin qu’ils s’intègrent et performent de manière maximale.  A l’heure où le partage de l’information n’a jamais été aussi fort, il convient de mettre vos visiteurs dans une posture favorable à la prescription pour récupérer un trafic pertinent capté grâce à la viralisation du contenu.
  Source : www.journaldunet.com
0 notes
events-marketing-cie · 11 years
Video
vimeo
Source: Bridal Boudoir by MADDY K - March 11th, 2012
                         It is official : I am part of the MADDY K team !
I will be her assistant during five months for daily tasks but furthermore to make an important event : the Bridal Boudoir Affair 2013.
       The next Bridal Boudoir show of MADDY K will be on March 24th, 2013
                                                            at the Hyatt Regency Montréal
                       Follow the event on the website : http://bridalboudoiraffair.com/about/
0 notes
events-marketing-cie · 11 years
Text
Focus sur "Principal Planner" à Montréal
C'est dans la suite de mes recherches que j'ai pu découvrir un blog qui vous donnera de nombreuses idées pour vos décorations de mariage.
Bonne visite sur :http://principalplanner.blogspot.fr/search?updated-max=2012-10-01T23:54:00-04:00&max-results=3
Tumblr media
0 notes
events-marketing-cie · 11 years
Text
When details make the difference
                                      C'est au cours de mes recherches de stage dans l'événementiel que j'ai eu l'opportunité de découvrir le site d'une entreprise canadienne : Maddy K.
" L’Atelier de mariages et événements Maddy K est l’agence boutique par excellence pour la stylisation, la conception et la production sur mesure d’événements, au service de la grande région de Montréal. " 
                                   C'est en parcourant le site internet que j'ai été plus que surprise par la qualité des services de cette agence mais aussi et surtout par le soin apporté à chaque détail. 
L'agence organise de nombreux événements : de l'enterrement de vie de jeune fille, aux fiancailles, jusqu'au mariage; en passant par des galas, anniversaires, ou événements corporatifs et tant d'autres.
" Madeleine Kojakian, fondatrice de Maddy K, est réputée pour être l’une des conceptrices d’événements les plus innovatrices et créatives de Montréal. "
Je vous laisse le plaisir de découvrir son travail sur : www.maddyk.com
Tumblr media
0 notes
events-marketing-cie · 11 years
Text
L'impact de l'événementiel
« L'organisation d'un événement a un coût important, mais les scores d'impact sont très élevés. »
Ce constat est celui de Dan- Antoine Blanc-Shapira, administrateur de l'Anaé et directeur général de l'agence Sensation. Il le tire d'une récente étude publiée par Occurrence. Ce cabinet spécialisé dans l'évaluation de la communication a conçu un outil d'analyse d'impact des événements et vient de publier les résultats d'une étude qui porte sur 50 événements.
« Notre outil s'attache aux faits et à des données concrètes et mesurables », précise Benoît Volatier, coprésident d'Occurrence. « Pour qu'il soit utile, il fallait pouvoir analyser un événement en allant audelà de : “Le PDG a bien aimé !” » ajoute le porteparole de l'Anaé.
Résultat de l'enquête ?
Pour 97 % des personnes interrogées, participer à l'événement fut un moment “agréable” et plus de cinq jours après, le taux de mémorisation culmine à 99 % . En moyenne, ils en ont parlé à 18 personnes. 79 % trouvent les conventions internes “motivantes” professionnellement et 67 % leur reconnaissent un impact sur l'esprit d'équipe. Enfin, 60 % des participants à un événement déclarent avoir été incités à acheter le produit. L'étude se penche aussi sur le coût. « Il n'y a pas de lien direct entre le coût au contact et le niveau de satisfaction », indique Benoît Volatier. « L'argent n'achète pas tout », se réjouit Dan-Antoine Blanc-Shapira. * Une bonne nouvelle pour les créatifs. *
Source: Action Commerciale N°269 - 01/12/2006 -
0 notes
events-marketing-cie · 11 years
Text
L'utilisation des réseaux sociaux dans le secteur l'événementiel
Tumblr media Tumblr media Tumblr media
Source : www.frenchweb.fr
0 notes
events-marketing-cie · 11 years
Text
Le concept de Green Events
Dans la baie de San Francisco, One Big Fish est une petite entreprise spécialisée dans l'événementiel "verts" - c'est à dire qui respecte l'environnement. L'entreprise se charge de créer votre mariage, votre soirée privée ou votre colloque de travail.
Le concept est simple : créer un événement inoubliable tout en réduisant au maximum l'impact sur l'environnement. Vous retrouverez plus d'informations sur le site.
Bonne visite sur http://www.onebigfishgreenevents.com/
Tumblr media
1 note · View note
events-marketing-cie · 12 years
Photo
Tumblr media
                 A chaque événement, son éclair Fauchon !  
       Le 6,7 et 8 Septembre réédition des 25 éclairs les plus emblématique de la marque. Vous ne saurez plus lequel choisir !
                    Fauchon, Place de la Madeleine, Paris
2 notes · View notes