gdprportal

[gdprportal]

5 tipů jak na průkazy ve výběrovém řízení do zaměstnání - osobní údaje

5 tipů jak na průkazy ve výběrovém řízení do zaměstnání - osobní údaje

Problematika dokladů v rámci výběrového řízení do zaměstnání je vždy aktuální věcí a je dobré dodržovat některé základní pravidla, my jim říkáme "dobré rady" pro práci, nebo-li tipy.

Tip 1: U vybraného uchazeče rozhodně nepořizujte kopii jeho občanského průkazu

Občanský průkaz je veřejnou listinou a vstahuje se na ní §15 a zákona č. 328/1999 Sb., o občanských průkazech. Ustanovení § 15a odst. 2 stanovuje zákaz pořizovat kopii občanského průkazu bez souhlasu takového občana. Souhlasem se zde myslí takový souhlas, který má parametry souhlasu dle GDPR. V tom je ale ten problém. V zaměstnaneckém vztahu existuje nerovnost mezi zaměstnavatelem a zaměstnancem, která je dána povahou věci. Takové nerovnosti se nemůžeme zbavit, i když např. zaměstnavatel a zaměstnanec jsou staří kamarádi. A tato nerovnost způsobuje, že zaměstnanec nemůže zaměstnavateli udělit platný "svobodný" souhlas. U zaměstnavatele musíme proto hledat jiný právní základ, na němž může získat kopii občanského průkazu - a ta se hledá jen stěží.

Tip 2: U vybraného uchazeče můžete mít částečnou kopii občanského průkazu, ale i to si musíte dobře odůvodnit

Pokud část údajů na občanském průkazu potřebujete, získání údajů je možné - a můžete si udělat i částečnou kopii takové "občanky". Doporučujeme si udělat šablonu, kterou občanku překryjete a vyberete jen vhodné údaje. Následne, po naplnění účelu takových údajů doporučujeme kopii občanky skartovat. Proč si kopii nenechávat? Protože již splnila svůj účel a s pomocí jí připravené dokumenty již osobní údaje obsahují. Sečteno a podtrženo, využijte kopii a následně ji zničte.

Tip 3: U vybraného uchazeče můžete pořídit kopii řidičského průkazu, pokud máte takový oprávněný zájem

Toto platí v případech např. kdy uchazeč má u Vás vykonávat zaměstnání, pro které je řidičský průkaz stěžejní. Na rozdíl o občanských průkazů není "řidičák" chráněn a jedná se o dokument jako každý jiný z hlediska zacházení s osobními údaji. Měli byste proto zvážit, zda-li je pořízení kopie řidičáku přiměřené a účelné. Zdůrazníme to analogií, kdy nebudeme v zaměstnání po programátorovi vyžadovat průkaz, že složil kapitánské zkoušky v Chorvatsku, protože to nedává smysl, ledaže je placen za pozici kapitána, nikoliv programátora. Jako zaměstnavatel nemáte možnost vyžadovat vyhotovení kopii řidičského průkazu, ledaže je nutný k výkonu povolání. Jen připomínáme, a to platí u všech tipů, že spis zaměstnance má obsahovat jen dokumenty, které jsou nezbytné pro výkon pracovního poměru. U řidičského průkazu platí, že nemusíte požadovat veškeré údaje, které na něm jsou uvedené a opět můžete využít postupu se šablonou zmíněné v tipu 2 (né však stejné šablony jak pro občanský průkaz, protože Vám z toho vyjde nesmysl).

Tip 4: U vybraného uchazeče můžete pořídit kopii kartičky zdravotní pojišťovny, myslete hlavně na zjednodušení své agendy

Kartička pojišťovny je na tom stejně jako řidičský průkaz, nicméně je otázkou, zda již na základě předchozích dokumentů údaji nedisponujete. Pokud disponujete, buďte líní a kopii si nedělejte. Opět připomínáme

Tip 5: U vybraného uchazeče můžete pořizovat kopie dokládající jeho způsobilost vykonávat náležitou práci

A určitě je můžete i zakládat do pracovního spisu takového zaměstnance. Je to ale právo, a zaměstnavatel takový krok může učinit např. pro potřeby doložení kvalifikace zaměstnance, případně i pro budoucí výběrová řízení v soukromých či veřejných soutěžích (např. veřejné zakázky). Kvalifikace může být i zvyšována a prohlubována (jde o pojmy zákoníku práce) a pokud průběžné přezkušování či zvyšování/prohlubování kvalifikace je nutné, i to se bude zakládat do pracovněprávního spisu zaměstnance.

Legislativní minutka:

Pro všechny uvedené tipy platí ustanovení § 312 zákoníku práce, které uvádí:

(1) Zaměstnavatel je oprávněn vést osobní spis zaměstnance. Osobní spis smí obsahovat jen písemnosti, které jsou nezbytné pro výkon práce v základním pracovněprávním vztahu uvedeném v § 3.

Dále platí u souhlasů dle nařízení GDPR (recitál 42):

S cílem zajistit, aby byl souhlas svobodný, by vyjádření souhlasu nemělo představovat platný právní důvod pro zpracování osobních údajů ve zvláštním případě, kdy mezi subjektem údajů a správcem existuje jasná nerovnováha, zejména pokud je správce orgánem veřejné moci, a je tedy nepravděpodobné, že za všech okolností této konkrétní situace byl souhlas udělen svobodně. Lze předpokládat, že souhlas není svobodný, není-li možné vyjádřit samostatný souhlas s jednotlivými operacemi zpracování osobních údajů, i když je to v daném případě vhodné, nebo je-li plnění smlouvy, včetně poskytnutí služby učiněno závislým na souhlasu, i když to není pro toto plnění nezbytné.

https://static.wixstatic.com/media/5a949a_e0d74d3cfe494db98cba16d02ead58dc~mv2.jpg/v1/fit/w_1000,h_1000,al_c,q_80/file.png https://www.gdprportal.cz/post/5-tipů-jak-na-průkazy-ve-výběrovém-řízení-do-zaměstnání-osobní-údaje

[gdprportal]

5 tipů jak na průkazy ve výběrovém řízení do zaměstnání - osobní údaje

5 tipů jak na průkazy ve výběrovém řízení do zaměstnání – osobní údaje

5 tipů jak na průkazy ve výběrovém řízení do zaměstnání – osobní údaje Problematika dokladů v rámci výběrového řízení do zaměstnání je vždy aktuální věcí a je dobré dodržovat některé základní pravidla, my jim říkáme “dobré rady” pro práci, nebo-li tipy. Tip 1: U vybraného uchazeče rozhodně nepořizujte kopii jeho občanského průkazu Občanský průkaz je veřejnou listinou a vstahuje se na ní §15 a…

[gdprportal]

Zvládněte výběrové řízení - osobní údaje III. (nevyžádaný uchazeč)

Zvládněte výběrové řízení – osobní údaje III. (nevyžádaný uchazeč)

Zvládněte výběrové řízení – osobní údaje III. (nevyžádaný uchazeč) Co, když Vám zašle životopis uchazeč, aniž byste dělali výběrové řízení. I takoví lidé jsou, a doufejme, že jich bude více a více, značí to jedno – snahu se posouvat v životě a poslat životopis i tam, kde žádné řízení neprobíhá, prostě zkusit štěstí. Stručně a jasně Můžete zvážit, že je uchazeč tak “zajímavý”, že Vám stojí za to…

[gdprportal]

Zvládněte výběrové řízení - osobní údaje III. (nevyžádaný uchazeč)

Zvládněte výběrové řízení - osobní údaje III. (nevyžádaný uchazeč)

Co, když Vám zašle životopis uchazeč, aniž byste dělali výběrové řízení.

I takoví lidé jsou, a doufejme, že jich bude více a více, značí to jedno - snahu se posouvat v životě a poslat životopis i tam, kde žádné řízení neprobíhá, prostě zkusit štěstí.

Stručně a jasně

Můžete zvážit, že je uchazeč tak "zajímavý", že Vám stojí za to zahájit výběrové řízení, a to v tu chvíli pro Vás platí článek I. a článek II. Pokud ale uchazeč "střílí" naprázdno a mimo, zničte jeho dokumentaci a z hlediska slušnosti se mu ozvěte, že tak se věcí mají a popřejte mu mnoho dobrého v dalším hledání. Pokud si chcete životopis ponechat, řiďte se článkem II.

Podrobně a v detailu

Obdržíte-li nevyžádaný životopis jedná se o tzv. nahodilé shromažďování osobních údajů a osobní údaje se k Vám dostaly, aniž byste je chtěli. V takovém případě nejde o zpracovávání údajů dle GDPR a nejste správcem.

Správce stanovuje účel a prostředky zpracování osobních údajů a tento případ jej nesplňuje. V případě, že se rozhodnete si životopis (z hlediska perspektivnosti uchazeče) ponechat, se stáváte správcem - stanovujete účel a prostředky (např. uložení na disku) užívání osobních údajů. V tu chvíli si můžete vybrat:

realizujte výběrové řízení (byť s jedním uchazečem)

požádejte jej o souhlas s ponecháním životopisu v evidenci pro případ otevření vhodné pozice.

V obou případech musíte informovat uchazeče, jak zpracováváte osobní údaje (dle čl. 13 GDPR), ideálně přes oznámení o ochraně osobních údajů v patičce Vašich webových stránek.

https://static.wixstatic.com/media/5a949a_e0d74d3cfe494db98cba16d02ead58dc~mv2.jpg/v1/fit/w_1000,h_1000,al_c,q_80/file.png https://www.gdprportal.cz/post/zvládněte-výběrové-řízení-osobní-údaje-iii-nevyžádaný-uchazeč

[gdprportal]

Zvládněte výběrové řízení - osobní údaje II. (neúspěšný uchazeč)

Zvládněte výběrové řízení – osobní údaje II. (neúspěšný uchazeč)

Zvládněte výběrové řízení – osobní údaje II. (neúspěšný uchazeč) Jak si mohu ponechat resumé/životopisy neúspěšných uchazečů za účelem budoucí nabídky práce? Stručně Potřebujete získat souhlas ✅ od neúspěšného zaměstnance. Jakým způsobem ten souhlas získáte, je jedno, např. na webových stránkách, na papíře v prostorách zaměstnavatele, a pak jej evidujte. Podrobněji V prvním díle jsme uvedli, že…

[gdprportal]

Zvládněte výběrové řízení - osobní údaje II. (neúspěšný uchazeč)

Zvládněte výběrové řízení - osobní údaje II. (neúspěšný uchazeč)

Jak si mohu ponechat resumé/životopisy neúspěšných uchazečů za účelem budoucí nabídky práce?

Stručně

Potřebujete získat souhlas ✅ od neúspěšného zaměstnance. Jakým způsobem ten souhlas získáte, je jedno, např. na webových stránkách, na papíře v prostorách zaměstnavatele, a pak jej evidujte.

Podrobněji

V prvním díle jsme uvedli, že jednou z výjimek, kdy si lze ponechat osobní údaje neúspěšných zaměstnanců je právě udělený souhlas ✅.

Uchazeči většinou reagují na konkrétní pracovní nabídku, takže nakládání s osobními údaji je možné pro účely uzavření smlouvy (čl. 6 odst. 1, písm. b GDPR) a tedy to je jediný potřebný "titul" k užívání osobních údajů. Souhlas ✅ v takovém případě by byl zcela nadbytečný. Jakmile ukončíte výběrové řízení, titul k osobním údajům již nemáte (ledaže jde o zmíněný zájem na obhajobě proti právním nárokům) a je nutné se rozhodnout, co dál.

Chcete-li si i po ukončení výběrového řízení ponechat osobní údaje neúspěšného uchazeče, jiný titul než souhlas ✅ se nenabízí.

Jak souhlas ✅ získat?

Můžete jej získat v průběhu výběrového řízení, nebo až na konci, kdy dotyčný uchazeč je vyhodnocen jako "neúspěšný". Většina firem řeší takovou situaci prostřednictvím webových stránek, tak, že uchazeč souhlasí s tím, že pokud nebude vybrán na danou pozici, budou jeho údaje ponechány v databázi zaměstnavatele a bude osloven, jakmile bude otevřena další vhodná pozice.

Délka ponechání údajů?

Limit na ponechání údajů není nikde uveden a vyplývá z konkrétní situace. Objevují se názory, že by měl být kratší (max. 1 rok, 2 roky), domníváme se, že mohou být i delší, klidně 3 až 5 i více let. Zde záleží, jaké údaje (a z hlediska jejich proměnlivosti) uchováváte. Princip, kdy máte disponovat aktuálními osobními údaji je flexibilní (situace je jiná v případě banky, která Vám poskytla hypotéku, či telefonní operátor, u nich se přesnost vyžaduje).

GDPR vyžaduje, aby souhlas ✅ byl vymezen tak, aby byl platný, má mít náležitosti uvedené v článku 7 GDPR a ideálně k němu připojit (v tzv. granulované podobě) náležitosti oznámení dle čl. 13 GDPR.

Ponechat?

Ano, souhlas si potřebujete ponechat, vytvořte work-flow, které Vám umožní souhlasy evidovat, abyste mohli jejich udělení prokázat při případné kontrole ÚOOÚ.

https://static.wixstatic.com/media/5a949a_e0d74d3cfe494db98cba16d02ead58dc~mv2.jpg/v1/fit/w_1000,h_1000,al_c,q_80/file.png https://www.gdprportal.cz/post/zvládněte-výběrové-řízení-osobní-údaje-ii-neúspěšný-uchazeč

[gdprportal]

GDPR Portál

GDPR Portál přináší příspěvky z oblasti ochrany osobních údajů, poskytuje návody, vzory a nabízí řešení, která zjednoduší orientaci a usnadní trvalý soulad s GDPR.

Stránky o ochraně osobních údajů, GDPR, na kterých naleznete tipy, triky, návody a řešení, která vám usnadní život.

Visit: https://www.gdprportal.cz/

GDPR Portál's insight:

#systematická #praxi #údajů #Ochrana #compliance #oblasti #GDPR #vážně #řešení #aplikují #jurisdikcí #používají #osobních #život #tipy #triky #usnadní #PriviQ

[gdprportal]

GDPR Portál

GDPR Portál přináší příspěvky z oblasti ochrany osobních údajů, poskytuje návody, vzory a nabízí řešení, která zjednoduší orientaci a usnadní trvalý soulad s GDPR.

Stránky o ochraně osobních údajů, GDPR, na kterých naleznete tipy, triky, návody a řešení, která vám usnadní život.

Visit: https://www.gdprportal.cz/

GDPR Portál's insight:

#systematická #praxi #údajů #Ochrana #compliance #oblasti #GDPR #vážně #řešení #aplikují #jurisdikcí #používají #osobních #život #tipy #triky #usnadní #PriviQ

[gdprportal]

GDPR Portál

[gdprportal]

GDPR Portál

GDPR Portál přináší příspěvky z oblasti ochrany osobních údajů, poskytuje návody, vzory a nabízí řešení, která zjednoduší orientaci a usnadní trvalý soulad s GDPR. Stránky o ochraně osobních údajů, GDPR, na kterých naleznete tipy, triky, návody a řešení, která vám usnadní život. Visit: https://www.gdprportal.cz/ GDPR Portal