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Lean Coffee - Umsetzung in 4 einfachen Schritten

Autor: Jennifer Bachmann

Kurz: Ein Lean Coffee ist ohne Agenda, zielgerichtet und produktiv. Er setzt voraus das nur über Themen gesprochen wird, die für alle von Interesse sind weshalb ein Lean Coffee die ideale Plattform bietet Ideen zu besprechen und sich auszutauschen.

Die Idee und das Format des Lean Coffee kommt aus der Stadt, die ohnehin schon für die eigene Kaffeekultur bekannt ist: Seattle. 2009 starteten Jim Benson und Jeremy Lightsmith eine Gruppe mit dem Ziel in ihr nur über Themen zu sprechen die jeden Teilnehmer auch tatsächlich interessieren und somit eine aktive Lern- und Austauschkultur zu erschaffen. Dabei wollten sie bewusst auf strikte Organisation und starre Strukturen verzichten – der Lean Coffee war geboren.

Ein Lean Coffee funktioniert im Wesentlichen nach einem sehr einfachen Prinzip: Das Treffen (bewusst kein ‚Meeting‘) gestaltet sich nach dem Ablauf, der zu Beginn von den Teilnehmern selbst demokratisch beschlossen wird. Anschließend wird ihm Rahmen einer minimalen Struktur über die vorher bestimmten Themen gesprochen. Die zielgerichteten Diskussionen sind nicht nur effektiv, sondern auch produktiv. Ganz im Sinne von Lean.

Neugierig geworden?

 Um einen Lean Coffee zu veranstalten bedarf es keiner großen Organisation. Prinzipiell lässt sich der Lean Coffee auch immer weiterführen, vorausgesetzt beim nächsten Event ist eine Person dabei, die schon einmal davor bei einem Lean Coffee mitgemacht hat.

Wir möchten Ihnen in 4 einfach Schritten zeigen, wie auch Sie einen Lean Coffee veranstalten!

 1. Einladen

Ein Lean Coffee baut darauf auf, dass nur die Leute anwesend sind die auch wirklich am Austausch interessiert sind. Stecken Sie also vorher bei der Einladung grob das Gesprächsfeld ab um Klarheit zu schaffen, um was es bei ihrem Lean Coffee gehen wird. Zum Beispiel Lean Construction und Digitalisierung.

Die Einladung selbst benötigt kein bestimmtes Format. Legen Sie den Ort, das Datum und die Uhrzeit fest. Ein Lean Coffee dauert meist zwischen 1-1.5 Stunden.

  2. Kurz vor dem Lean Coffee

Wenn Sie der Veranstalter sind liegt es nahe, dass auch Sie die Rolle des ‚Koordinators‘ übernehmen. Stellen Sie also sicher, dass genügend Material zur Visualisierung der Diskussion vorhanden ist. Bewährt hat sich dabei Folgendes:

-       Haftnotizen (Post-its)

-       Whiteboard

-       Stifte

 Es empfiehlt sich, das Whiteboard nach folgendem Schema aufzubauen:

3. Die Durchführung

Jetzt kommen wir zum eigentlichen Kern des Lean Coffee.

Zu Beginn können alle Teilnehmer Themen vorschlagen, über die gesprochen werden soll und schreiben diese auf die Post-its.

Anschließend werden diese Themen dann untereinander priorisiert und der Themengeber wird gebeten, in 1-2 Sätzen kurz zu beschreiben was mit dem Thema gemeint ist. Dann legen alle Teilnehmer gemeinsam fest, wie lange über ein Thema gesprochen wird (üblich sind 5-10min).

Tipp: Um Themen schnell und einfach untereinander zu priorisieren eignet sich ein Punkte System. Jeder Teilnehmer erhält drei Sticker, bspw. kleine Punkte und vergibt diese an die Favoriten unter den Themen.

  Ist die Zeit abgelaufen kann nochmal abgestimmt werden (bspw. per Handzeichen), ob noch weiter über das Thema gesprochen werden soll oder ob zum nächsten Thema übergegangen wird.

Um diesen Diskussionsablauf zu visualisieren nutzen Sie das Whiteboard. So bleibt alles übersichtlich und die Teilnehmer erhalten ein klares Bild über den aktuellen Stand.

Die gesammelten Themen hängen in der in entsprechenden Spalte. Wenn ein Thema diskutiert wird wandert es weiter bis es schließlich in ‚Diskutiert‘ abliegt.

 4. Der Abschluss

Wie schon Anfangs erwähnt, läuft ein Lean Coffee meistens für 1- 1.5h. Ist die Zeit abgelaufen, empfiehlt es sich dann auch wirklich die Gespräche zu beenden, um nicht zu sehr in die Detaildiskussion abzudriften. Bleiben sie ‚lean‘. Nutzen Sie die Zeit um Ideen und Erfahrungen auszutauschen, sich professionell weiterzuentwickeln und auch um Leadership-Skills zu testen und zu lernen.

Selbstverständlich kann man im Nachgang die Diskussion in persönlichen Gesprächen weiterführen, jedoch sollte der Lean Coffee einen klaren Abschluss haben.

Probieren Sie es selbst aus! Starten Sie ihren eigenen Lean Coffee zu Themen die Sie interessieren, faszinieren oder vielleicht auch frustrieren. Beim Austausch mit anderen Interessierten können schnell und einfach neue Denkanstöße geschaffen und hilfreiche Impulse gegeben werden.

Falls Sie erst einmal selbst an einem Lean Coffee teilnehmen wollen würden wir uns sehr freuen, wenn Sie unser Lean Coffee Event besuchen!

Mehr Informationen zur nächsten Veranstaltung finden Sie auf unserer Xing Event Seite. 

Um mehr über das Thema Lean Coffee zu erfahren haben wir hier noch weitere interessante Beiträge

Agile Coffee

Methoden für Lean Change: Lean Coffee

Wissensaustausch mit dem Lean Coffee

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#RefineMyNetwork ist da!

Autor: Jennifer Bachmann 

Und wieder dürfen wir ein neues Event von Refine Projects vorstellen: RefineMyNetwork!

Am 19. März 2018 fand das erste RefineMyNetwork Event statt und gab somit den Startschuss für weitere Veranstaltungen dieser Reihe.

Mit RefineMyNetwork wollen wir verschiedenste Menschen aus der Baubranche zusammenführen und gemeinsam über interessante Themen sprechen und diskutieren. Unser Grundsatz bei Refine Projects ist es, Wissen zu teilen und den Austausch zu fördern. Nur so können wir auch zukünftig nachhaltige Projekte erschaffen und die Baubranche revolutionieren!

Unser erstes RefineMyNetwork startete mit einem spannenden Vortrag von Sakari Pesonen von Fira Oy aus Finnland zum Thema Alliance Contracting. Er zeigte, wie Alliance Contracting bereits in Finnland große Erfolge feiern konnte und erklärte die vielen Vorteile für alle Projektbeteiligten.

Sie wollen auch mit dabei sein? Bleiben Sie immer auf dem laufenden via Twitter und Xing und verpassen Sie nicht das nächste #RefineMyNetwork!

Besonders interessant für die Teilnehmer war die Frage, wie sich Alliance Contracting innerhalb der Deutschen Vorgaben und Richtlinien gestalten könnte. Dies gab den Anstoß zu weiteren Gesprächen und Diskussion mit aufschlussreichen Erfahrungsberichten zu dem Thema.

Nach dem Beitrag zum Thema Alliance Contracting gingen wir in den offenen Teil des Abends über. Bei leckerem Finger Food und Getränken konnten Ideen und weitere Anmerkungen aus dem Beitrag aufgegriffen und untereinander heiß diskutiert werden.

Bis spät in den Abend tauschten sich die Teilnehmer untereinander aus und wir konnten viel voneinander lernen. Wir freuen uns schon sehr auf das nächste RefineMyNetwork!