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■コラム：辞書登録を活用していますか？
メールは、7つの型で構成されています。
宛名、挨拶、名乗り、要旨、詳細、結びの挨拶、署名。
このなかで頭を使うべきなのは要旨と詳細のみ。 あとは、パターン処理で十分入力できます。
宛名は「様」「さま」「さん」どれがいいかなぁ。 会社名は分からないけど調べた方が良いかなぁ。
これで悩むのは時間の無駄です。
順番にポイントを解説します。
●宛名 会社名＋部署＋役職＋姓名＋様 これが一番固く見えます。
間違えるのが一番問題なので 分からないときは書かないのが無難。
やり取りの回数が増えた場合、 「平野様」のように姓だけを書くことも多い。
●挨拶 場面によって書き分けますが 社外は「お世話になっております。」でOK。 社内は「お疲れ様です。」が一般的。
挨拶に工夫を凝らす時間があるなら 本文をしっかり時間をかけて書きましょう。
●名乗り 「アイ・コ��ュニケーションの平野です。」 のように毎回名乗ります。 名乗りがないと違和感を覚える人がいるので それならば、毎回機械的に入れた方が無難。
●結びの挨拶 メールの最後は挨拶で締めます。 やり取りが続くなら「引き続きよろしくお願いいたします。」 やり取りが終わるなら「今後ともよろしくお願いいたします。」 確認を促すなら「ご確認よろしくお願いいたします。」
●署名 自動で挿入されるようにします。
こう考えると私達が考えなくてはいけないのは 要旨と詳細だけで、その他はパターン処理が可能。
辞書登録をふんだんに使いましょう。
●宛名 相手の名前を登録するよりは、送信者名をコピペします。 入力して間違える可能性があるので、コピペ一択です。
●挨拶 おつ→お疲れ様です。平野です。 おせ→お世話になっております。
●名乗り あい→アイ・コミュニケーションの平野です。
●結びの挨拶 ひき→引き続きよろしくお願いいたします。 こんご→今後ともよろしくお願いいたします。 ごか→ご確認よろしくお願いいたします。 ごけ→ご検討よろしくお願いいたします。
こうして、パーツで考えたときに よく使うフレーズがあるならば辞書登録がマストです。
これをやるだけで年間5～10日くらいの差が出ます。
それからアドレスを手入力している人がいますが ミスのもとなので辞書登録をお勧めします。
私たちの会社には、月100件くらいのセミナーの申し込みがあります。 そのうち、3％前後がアドレスの入力間違いです。
これは互いにとって、大きな不利益になります。
私は「ひらの」と入れたら「[email protected]」が 選択肢に表示されるようにしています。
ぜひ辞書登録を駆使して、メールにかける時間を減らしてくださいね。
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