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Ist Ihr Unternehmen auch schon bereit für die digitale Archivierung?

Ist Ihr Unternehmen auch schon bereit für die digitale Archivierung?

Die Welt befindet sich derzeit in einem digitalen Wandel. Immer mehr Dienstleistungen und physische Büroaufgaben transformieren in das Internet oder die Cloud.

Sie als Unternehmer werden dabei vor die große Aufgabe gestellt mit dem Wandel Schritt zu halten und sollten daher auch die digitale Archivierung Ihrer Geschäftspost in den Fokus stellen. Dabei ist es vorrangig erst einmal unerheblich, ob Sie bereits digital Dokumente empfangen, oder diese noch immer, wie derzeit üblich, auf dem Postweg Ihr Unternehmen erreichen.

Digitalisierung bringt Ihrem Unternehmen einen entscheidenden Mehrwert

Für das Bereithalten aller Akten und Geschäftsunterlagen werden bis dato noch immer mehrere Räume oder Archive mit entsprechendem Kostenfaktor vorgehalten. Durch die Digitalisierung kann hier Effizienz, Kostenersparnis aber auch eine bessere Mitarbeiterzufriedenheit Einzug in Ihr Unternehmen halten.

Die Vorteile liegen klar auf der Hand. Ihre gesamte Unternehmenskorrespondenz wird revisionssicher aufbewahrt. Durch den digitalen Datenbestand haben Sie stets eine hohe Informationsverfügbarkeit, für alle Personen die darauf Zugriff benötigen. Durch die Nachvollziehbarkeit bis in kleinste Detail und dem zentralen Dokumentenbestand, können so redundante Daten- und Dokumentenbestände vermieden werden. Dies führt in der Gesamtschau zu einer erheblichen Ressourcenminimierung in Ihrem Unternehmen.

Die Digitalisierung meiner Bestände ist aber sicher ein aufwendiger Prozess?

Nein. Bestehende Datenbestände können heutzutage mit Hochleistungsscannern in kürzester Zeit digitalisiert und archiviert werden.

Die digitale Geschäftspost wie E-Mail oder Digital-Fax kann direkt nach Erhalt ins Archiv eingepflegt werden.

Für physische Unternehmenskorrespondenz bieten sich verschiedene Modelle an. Ihre Postabteilung kann die Unterlagen mittels Scan in das digitale Firmenarchiv übertragen oder Sie nutzen einen der sicheren und zertifizierten Dienstleister die es bereits gibt.

Für welchen Schritt Sie sich entscheiden, liegt ganz an Ihnen.

Nutzen Sie deshalb jetzt die digitale Archivierung und legen mit dem Schritt Ressourcen in Ihrem Unternehmen frei, die aktuell noch gebunden sind.

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